Automatiseer processen met de Workflow Manager

Automatiseer WerkProcessen met de Workflow Manager

De Workflow Manager is een mid-office toepassing waarin op basis van geconfigureerde, bedrijfseigen, werkprocessen voor elk dossier de bijbehorende taken gevisualiseerd en in behandelingsvolgorde toegewezen worden aan medewerkers. Op deze manier wordt voor (repeterende) administratieve bedrijfsprocessen een zeer gebruikersvriendelijke, volledig geautomatiseerde, werkplanning en taaktoewijzing gerealiseerd.

Transparente werkplanning	Actuele status van alle dossiertaken Volledig geautomatiseerde werkplanning op basis van bedrijfseigen processen
Efficiëntie verbetering	Verhoogde efficiëntie en lagere verwerkingskosten per dossier
Meten en managen	Uitgebreide managementinformatie Werkprocessen worden éénmalig vastgelegd en zijn herbruikbaar
Herbruikbare templates	Configuratie i.p.v. programmatie, waardoor wijzigingen in een werkproces eenvoudig op te vangen zijn Eenvoudig te gebruiken en te beheren
Bereikbaar via internet	Bruikbaar op de meest gangbare devices (PC, laptop, IPad, etc)

Tool voor de werkvloer

Automatische planning van alle dossiertaken
Taken worden aan functiegroepen of medewerkers toegewezen in een optimale behandelingsvolgorde. Hierbij wordt rekening gehouden met taken van dossiers die in een eerder stadium vertraging zijn opgelopen.
Maakt uit te voeren werkzaamheden en verantwoordelijkheden inzichtelijk voor medewerkers.
Stimuleert een consistente afhandeling van dossiers.
Patroon van bedrijfseigen werkproces wordt gevolgd, zonder hierbij in te boeten op flexibiliteit.

Takenlijst

De takenlijst is de hoofdtool van je medewekers. De takenlijst bevat de dossiertaken die momenteel beschikbaar zijn over alle dossiers heen en zorgt ervoor dat de meest dringende taak bovenaan staat. Dankzij het filtersysteem heb je als medewerker de mogelijkheid om ervoor te zorgen dat enkel de taken te zien moeten zijn voor de functiegroepen waarin jij als medewerker in zit.

Dossierlijst

De dossierlijst biedt je de mogelijkheid om een overzicht op te bouwen van al je dossiers waarbij je direct de voortgang en de (eventuele) deadlines kan zien. Dankzij het filtersysteem heb je de mogelijkheid om dit overzicht verder te filteren naar je wensen.

Werkuitvoering en dossierbewaking

Strikte doorlooptijdbewaking per dossier.
Desgewenst ook dossierdeadlinebewaking met geautomatiseerde escalatie bij deadlinebenadering.
Op taakniveau registratie van uitvoerder en uitvoeringsdatum geeft een sluitende audit-trail.
Het systeem waarborgt de operationele flexibiliteit. Per dossier kunnen o.a. meerdere werkprocessen en ad hoc taken geïnitieerd worden.
Roll-back functionaliteit om processtappen binnen de organisatie opnieuw te kunnen laten uitvoeren.
Mogelijkheid om een werkbeschrijving per taak toe te voegen.
Flexibel in te richten met unieke informatievelden per dossiertype.
Mogelijkheid om dossiers tijdelijk ‘in wacht’ te zetten.

Dossier

Een dossier wordt opgemaakt vanuit een dossiertype waaraan een proces gekoppeld is. Dit wil zeggen dat wanneer een dossier opgestart wordt deze het proces zal volgen en automatisch de eerste taken zal krijgen die dan afgehandeld moeten worden door de gebruiker. Wanneer het dossier wordt doorlopen zullen er automatisch nieuwe taken bijkomen afhankelijk van de weg dat de gebruiker neemt. Een dossier zal pas afgewerkt zijn van het moment dat er geen taken meer beschikbaar zijn.

Functionaliteiten

Er zijn verschillende functionaliteiten beschikbaar binnen een dossier. Het is niet alleen mogelijk om binnen een dossier nieuwe taken aan te maken en toe te wijzen, maar ook mogelijk om een reeds afgelegde weg binnen het dossier terug te draaien. Dit wil zeggen dat wanneer je reeds een bepaalde weg bent ingeslagen in je proces je de mogelijkheid hebt om op je stappen terug te komen en een andere weg te kiezen. Dit noemen we de Roll-back.

De meeste functionaliteiten zijn beschikbaar mits men als gebruiker de juiste rechten heeft.

Contacteer ons en ontdek alle functionaliteiten!

Publicatie dossiervoortgang

Per dossiertype de mogelijkheid om een ‘Dossierstatus Informatie’ pagina op te maken.
Bijkomend de mogelijkheid om een unieke set van informatievelden mee te geven.
Elk dossiertype krijgt een unieke URL om aan te roepen via uw website.

Mogelijkheid tot het online aanbieden van dossierstatus-/voortgangsinformatie:

Dossiers openstellen

De module Internet dossierstatus laat je toe om dossiers van een dossiertype naar buiten toe beschikbaar te stellen. Je kan zelf bepalen welke informatie over het dossier je toonbaar wenst te maken wanneer een dossier wordt opgeroepen.

Er kan gekozen worden voor een URL die door ons beschikbaar wordt gesteld per dossiertype of er kan via de API gewerkt worden om zo informatie op te halen en te tonen op je eigen website.

Management informatie

Overzichten van aantal nieuwe en afgesloten dossiers, gemiddelde dossierdoorlooptijden per periode, etc.
Productiviteit metingen.
Grafische vergelijk tussen geplande en werkelijke doorlooptijden.
Verbetert de controle op het al dan niet goed functioneren van bedrijfsprocessen.
Bottleneckdetectie in processen.

Overzichten

De Management Cockpit biedt je een heel scala aan overzichten. Bij elk overzicht heb je de mogelijkheid om via filters de gegevens te verfijnen.

Bij de meeste overzichten is er ook een mogelijkheid om gegevens te exporteren waar je dan zelf rapporten mee kan opmaken.

Bottleneckdetectie

Dankzij het overzicht Procesoptimalisatie heb je de mogelijkheid om een andere kijk te hebben op je proces. Dit overzicht biedt je per taak het verschil tussen de geconfigureerde doorlooptijd van een taak en de werkelijke doorlooptijd. Je kan op een snelle manier de bottlenecks uit je proces halen en bijsturen daar waar nodig!

Organisatie en werkprocessen

Schaalbaar systeem om alle denkbare administratieve werkprocessen (incl. de complexe) in onder te brengen.
De impact van organisatorische wijzigingen op bedrijfsprocessen is eenvoudig op te vangen door aanpassing van de hierdoor getroffen bedrijfsprocessen in de Procesconfiguratie module.

Organisatiestructuur

De organisatiestructuur, relevant voor de te automatiseren werkprocessen, wordt opgenomen. Hierbij gaat het o.a. over de verschillende afdelingen, dossiertypes, werkprocessen en de functiegroepen van de medewerkers.

Workflow patronen

Om werkprocessen op een nauwkeurige en realistische wijze te kunnen automatiseren biedt het systeem ondersteuning aan een breed scala van workflow patronen.

Integratie in IT omgeving

Aangeboden in de cloud (SaaS).
Inzetbaar als mid-office workflow component.
Component voor robotisering van administratief taken.
Responsive design, inzetbaar op een breed scala aan apparaten (van desktop computerschermen tot mobiele telefoons).
API voor communicatie met externe systemen, o.a. voor het opstarten van nieuwe dossiers.

Workflow Manager API

Dankzij de Worfklow Manager API is het mogelijk om backoffice's van andere partijen te laten communiceren met de Workflow Manager.

Wat zijn de mogelijkheden van deze API?

Nieuw dossier aanmaken.
Dossier intrekken (heropenen).
Dossier verwijderen.
Bijkomende processen activeren.
Bijkomende processen verwijderen.
Dossierinformatie ophalen en editeren

Mogelijke integratie ideeën

De API biedt de mogelijkheid om verder te gaan dan bovenstaande standaard functies:

Robotisering van bepaalde handelingen in de backoffice. Er kunnen triggers gestuurd worden wanneer bepaalde taken afgewerkt worden. Deze triggers kunnen opgenomen worden door de backoffice waardoor er bepaalde opdrachten eigen aan de backoffice uitgevoerd kunnen worden.
Er kan informatie van de backoffice meegegeven worden zodat deze informatie bruikbaar is binnen de Workflow Manager. Denk maar aan bepaalde linken naar eigen systemen.