Wat is de Workflow Manager (WFM)
“Automatiseer, stroomlijn en optimaliseer je bedrijfsprocessen.”
WFM helpt bedrijven en overheden efficiënter te werken door taken en workflows te digitaliseren.
Syleor's Workflow Manager (WFM) is een uitgebreide SaaS-gebaseerde workflow-automatiseringstool die is ontworpen om bedrijfsprocessen te vereenvoudigen en te optimaliseren. WFM helpt organisaties bij het automatiseren van repetitieve taken, het efficiënt beheren van workflows en het waarborgen dat processen op tijd en conform de regelgeving worden voltooid—alles vanuit de cloud, overal en altijd toegankelijk.
Waarom WFM waardevol is voor uw bedrijf
“Maximaliseer efficiëntie: Automatiseer, stroomlijn en verbeter je bedrijfsprocessen.”
WFM helpt bedrijven en overheden efficiënter te werken door taken en workflows te digitaliseren.
WFM helpt u de efficiëntie te verhogen, inzicht te krijgen in uw workflows en de naleving ervan te bewaken en verbeteren. Door repetitieve taken te automatiseren, knelpunten weg te nemen en realtime inzichten te bieden, stelt WFM uw bedrijf in staat zich te richten op wat echt telt: groei en innovatie. Met WFM beschikt u over een slimme oplossing die meegroeit met uw bedrijf, zodat uw processen zich blijven ontwikkelen en continu waarde blijven leveren.
De werking van ons Workflow Management systeem
Ontdek hoe je processen automatiseert en optimaliseert, van workflowconfiguratie tot efficiënte taakverdeling.
-
01
Workflow ingeven
-
02
Dossier starten
-
03
Taakplanning en toewijzing
-
04
Taak uitvoering
Workflow ingeven
Procesbeheerders of IT-medewerkers definiëren de workflow, bestaande uit taken, beslismomenten en automatiseringen.
- Processtappen: Welke taken en beslissingen zijn er?
- Betrokken medewerkers: Wie is verantwoordelijk?
- Voorwaarden en afhankelijkheden: Welke taken moeten eerst voltooid zijn?
- Deadlinebewaking: Welke tijdslimieten gelden per stap?
- Transparantie-instellingen: Wie kan het dossier bekijken en bewerken?
Zodra de workflow is geconfigureerd, wordt deze opgeslagen en beschikbaar gesteld binnen het systeem zodat dossiers op basis van deze workflow kunnen worden gestart.
Dossier starten
Wanneer er nieuw werk binnenkomt, maakt WFM automatisch een dossier aan op basis van de gekozen workflow.
- Handmatig: Een medewerker start een dossier.
- Automatisch: Via een API-trigger vanuit een ander systeem.
Vanaf dit moment volgt het systeem de vooraf bepaalde workflow en begeleidt het de gebruiker door de processtappen.
Taakplanning en toewijzing
WFM genereert taken op basis van de workflow en zorgt ervoor dat medewerkers precies weten welke acties nodig zijn.
- Automatische toewijzing: Taken worden toegewezen op basis van rol en workflowregels.
- Handmatige toewijzing: Indien gewenst, leidinggevende kunnen taken verdelen binnen het team.
- Prioritering en deadlinebewaking: Urgente taken krijgen voorrang, automatische notificaties zorgen dat deadlines niet gemist worden.
- Statusupdates en monitoring: Lediginggevenden zien real-time welke taken voltooid zijn en waar knelpunten ontstaan.
Dankzij deze taakplanning en toewijzing wordt het proces efficiënter, transparanter en minder foutgevoelig. Hierdoor kan de workflow soepel verlopen en worden dossiers tijdig afgehandeld.
Taak uitvoering
Individuele taken binnen een proces kunnen in WFM zowel handmatig als automatisch worden uitgevoerd.
- Handmatig: Een medewerker markeert de taak als voltooid, waarna het systeem, volgens het geconfigureerde proces, de volgende taken vrijgeeft voor verwerking.
- Automatisch: Bepaalde taken kunnen op de achtergrond worden uitgevoerd door softbots.
Deze aanpak maakt gedeeltelijke procesautomatisering mogelijk, wat resulteert in een efficiënte en soepele samenwerking tussen mens en machine.
Belangrijkste kenmerken van Workflow Manager
Eén systeem, vier perspectieven
- Voor medewerkers
- Voor leidinggevende
- Voor procesmanagers
- Voor ICT afdeling
WFM fungeert als de leidraad voor de dagelijkse workload van een medewerker en biedt verschillende voordelen
- Duidelijke taakstructuur: Medewerkers hebben een overzichtelijke lijst van taken met prioriteiten, deadlines en verantwoordelijkheden, wat hen helpt om georganiseerd en gefocust te blijven.
- Duidelijke taakverdeling: Altijd inzicht in wie wat moet doen en wanneer, zonder verwarring.
- Realtime statusupdates: Geen eindeloze e-mails of vergaderingen nodig om de voortgang te checken.
- Betere samenwerking: Werk moeiteloos samen met collega’s, zelfs op afstand.
- Minder stress: Strakke deadlines en compliance vereisten worden automatisch bewaakt.
- Minder handmatig werk: Automatisering van repetitieve taken bespaart tijd en voorkomt fouten.
Takenlijst
Een duidelijke takenlijst geeft inzicht in alle openstaande taken die direct kunnen worden uitgevoerd. Toekomstige taken worden automatisch verborgen, zodat de focus ligt op de taken die op dat moment relevant zijn.
- Planning en toewijzing: Elke taak in de takenlijst heeft een uiterste behandelingsdatum en is toegewezen aan een specifieke rol of medewerker. De lijst wordt automatisch gesorteerd op basis van taakprioriteit, zodat de belangrijkste taken altijd voorrang krijgen.
- Taakstatus: Elke taak heeft een duidelijke statusweergave voor optimale voortgangsinzicht.
- Krachtige filters: Met een intuïtieve interface en geavanceerde zoek- en filteropties vinden medewerkers snel de juiste taken en kunnen direct actie ondernemen.
- Bulkverwerking: Voor bepaalde taken die efficiënter in bulk over meerdere dossiers heen kunnen worden afgehandeld, is een aparte weergave ontwikkeld. Dit maakt het werken overzichtelijker en praktischer.
Dossier detail
De dossierdetailpagina biedt een compleet overzicht van alle relevante informatie en statusupdates binnen een dossier. Gebruikers kunnen hier taken, deadlines, en verantwoordelijkheden inzien, real-time voortgang volgen en notities aan taken toevoegen.
- Dossier historiek: Per dossier wordt een overzicht geboden van alle taken waar ook te zien is door wie en wanneer reeds afgehandelde taken zijn afgesloten.
- Roll-back: De mogelijkheid om een taak terug te zetten naar een eerdere status, bijvoorbeeld bij fouten of gewijzigde omstandigheden. Dit zorgt voor flexibiliteit, voorkomt verlies van gegevens en maakt het eenvoudig om correcties door te voeren zonder de hele workflow opnieuw te starten.
- Extra taken: Indien de afhandeling van een dossier afwijkt van de geconfigureerde workflow, kunnen eenvoudig extra taken worden toegevoegd. Dit zorgt voor flexibiliteit, zodat processen altijd aansluiten op de specifieke behoeften van het dossier zonder de gehele workflow aan te passen.
- Spoed taken: De prioriteit van taken kan eenvoudig worden aangepast, zodat urgente zaken voorrang krijgen en workflows soepel blijven verlopen. Dit zorgt ervoor dat teams altijd gefocust blijven op de belangrijkste taken.
- Taakbijlagen: Bij de configuratie van een workflow kan een taak worden voorzien van één of meerdere taakbijlagen, zoals gedetailleerde werkomschrijvingen, instructies of referentiedocumenten. Dit is ideaal voor nieuwe medewerkers, omdat zij direct de juiste informatie hebben om taken correct uit te voeren.
Belangrijkste voordelen voor leidinggevende
- Volledig overzicht & controle: Realtime inzicht in lopende workflows, knelpunten en taakvoortgang.
- Efficiënter resourcebeheer: Taken worden automatisch toegewezen.
- Snellere besluitvorming: Geavanceerde rapportages en analyses helpen bij datagedreven beslissingen.
- Betere naleving & compliance: Automatische tracking van deadlines en regels voorkomt fouten.
- Minder operationele afhankelijkheid: Medewerkers werken zelfstandig dankzij duidelijke processen en instructies.
- Vlotte start: Nieuwe medewerkers zijn snel ingewerkt door vaste werkmethodes.
Volledige transparantie
- Takenlijst: Overzicht van alle lopende taken met voortgangsindicatie.
- Dossierlijst: Overzicht van alle lopende dossiers met voortgangsindicatie en deadlinebewaking.
Audit & compliance
Audit en compliance zijn cruciaal bij workflowbewaking om naleving van regelgeving, interne processen en kwaliteitsstandaarden te garanderen.
- Automatische logging: Alle acties, wijzigingen en goedkeuringen worden automatisch vastgelegd voor een volledige audittrail.
- Realtime monitoring: Direct inzicht in de status van workflows en naleving van regelgeving.
- Deadlinebewaking: Automatische herinneringen en escalaties voorkomen het overschrijden van termijnen.
- Toegangscontrole & rechtenbeheer: Zorgt ervoor dat alleen bevoegde medewerkers toegang hebben tot gevoelige informatie.
- Gestandaardiseerde processen: Vermindert menselijke fouten en garandeert consistentie in naleving.
- Rapportage & analyses: Snel audits uitvoeren met gedetailleerde overzichten en exporteerbare rapporten.
Management rapportage
- Realtime inzichten: Direct overzicht van workflowprestaties, knelpunten en taakvoortgang.
- Geavanceerde analyses: Inzicht in doorlooptijden, werkbelasting en efficiëntie per team of medewerker.
- KPI-monitoring: Stel prestatie-indicatoren in en volg deze met dynamische dashboards.
- Trendanalyses: Ontdek patronen en optimalisatiemogelijkheden op basis van historische data.
Bedrijfsbrede inzet
WFM is niet beperkt tot de grenzen van één afdeling en kan bedrijfsbreed worden ingezet. Het is ontworpen om ook workflows te coördineren en te beheren over verschillende afdelingen heen, waardoor processen die meerdere teams of functies omvatten, efficiënt kunnen worden geautomatiseerd en gemonitord.
Hoe WFM bedrijfsbreed kan werken:
- Interdepartementale samenwerking: WFM kan verschillende afdelingen verbinden, zoals sales, klantenservice, IT en administratie, door taken automatisch door te sturen naar de juiste teams.
- End-to-end processen: Het maakt het mogelijk om complexe, meerfasige processen te beheren die meerdere afdelingen en belanghebbenden omvatten, van aanvraag tot levering of goedkeuring.
- Visibiliteit: Bedrijfsbrede workflows zorgen voor transparantie en bieden managers realtime inzicht in de voortgang van processen op verschillende niveaus en afdelingen.
De procesmanager speelt een cruciale rol in het beheren en optimaliseren van workflows binnen WFM.
Belangrijke taken van een procesmanager in WFM:
- Ontwerpen en optimaliseren van workflows: Efficiëntie verhogen en knelpunten elimineren.
- Monitoren van procesprestaties: Via dashboards en rapportages verbeteringen kunnen doorvoeren.
- Zorgen voor naleving en compliance: Door workflows in lijn te houden met regelgeving en interne richtlijnen.
- Samenwerken met teams: Om processen af te stemmen op de praktijk en gebruikerservaring te verbeteren.
- Automatisering inzetten: Om repetitieve taken te verminderen en consistentie te waarborgen.
Workflow Factory
Deze module stelt de procesmanager in staat om processen visueel te ontwerpen en te configureren. Met een intuïtieve interface kunnen taken, beslismomenten en afhankelijkheden eenvoudig worden gedefinieerd. Dit zorgt voor flexibele en efficiënte workflows die kunnen worden aangepast aan veranderende bedrijfsbehoeften.
- No-code: Workflows kunnen worden ontworpen en aangepast zonder programmeerkennis. Via een intuïtieve interface met drag-and-drop functionaliteit. Dit maakt workflowbeheer toegankelijk, versnelt implementatie en verhoogt flexibiliteit binnen de organisatie.
- Complexe bedrijfsprocessen: WFM is ook in staat om zeer complexe workflows te verwerken door geavanceerde beslislogica. Het systeem ondersteunt meerdere processtappen, afhankelijkheden en integraties, waardoor zelfs complexe bedrijfsprocessen efficiënt en foutloos kunnen worden opgenomen en uitgevoerd.
- Velden: WFM biedt de mogelijkheid om data velden te configureren voor input binnen een workflow, zodat gebruikers specifieke gegevens kunnen invoeren die nodig zijn voor het vervolg van het proces. Deze velden kunnen op maat worden gemaakt voor verschillende soorten informatie, zoals tekst, datums of keuzelijsten, en kunnen verplicht of optioneel worden ingesteld.
- Publicatie: Functionaliteit om desgewenst statusinformatie over dossiers online te publiceren, zodat belanghebbenden, zoals klanten of medewerkers, real-time toegang hebben tot de voortgang van een dossier. Deze informatie kan via een externe interface gedeeld worden, waardoor transparantie wordt verhoogd en communicatie efficiënter verloopt. Belanghebbenden kunnen eenvoudig de status, deadlines en/of andere belangrijke gegevens volgen zonder dat ze direct betrokken hoeven te zijn bij de dagelijkse workflow.
WFM wordt aangeboden als een SaaS-oplossing en wordt derhalve ook beheerd door de leverancier van de SaaS.
Dit omvat:
- Onderhoud en updates: De leverancier zorgt voor de technische aspecten, zoals systeemupdates, bugfixes en verbeteringen.
- Beveiliging en compliance: De leverancier is verantwoordelijk voor het waarborgen van de beveiliging van data en het naleven van wet- en regelgeving.
- Systeembeheer: De leverancier beheert de infrastructuur, servers en cloudomgevingen waarin de SaaS draait.
Binnen de organisatie die de SaaS gebruikt, wordt de oplossing vaak beheerd door een applicatiebeheerder, die het gebruikersbeheer aanstuurt. Daarnaast kan er een procesmanager of business owner zijn die verantwoordelijk is voor het optimaal gebruik van de SaaS-oplossing binnen de bedrijfsprocessen.
API
Optioneel biedt WFM ook de volgende standaard API-interfaces aan.
- WFM-API: Deze API verzorgt een standaard interface voor de integratie met "bestaande" back-office toepassing(en) om bijvoorbeeld voor een nieuw dossier in de back-office automatisch een workflow in de WFM op te starten.
- Robot-API: De functionaliteit om geautomatiseerde taken in een proces uit te laten voeren door softbots maakt gebruik van robotprocesautomatisering (RPA) om repetitieve, handmatige taken efficiënt en foutloos te verwerken. Softbots, of digitale medewerkers, kunnen worden geprogrammeerd om specifieke taken binnen een workflow zelfstandig uit te voeren.
Softbots in WFM
Het gebruik van softbots binnen WFM verhoogt de efficiëntie, bespaart tijd en vermindert de werklast voor medewerkers door routinetaken volledig of deels te automatiseren.
Voordelen van softbots in WFM:
- Efficiëntie: Softbots voeren taken sneller en zonder fouten uit, wat de algehele doorlooptijd van processen sterk kan verkorten.
- Verlaging van menselijke fouten: Repetitieve taken die gevoelig zijn voor fouten kunnen volledig geautomatiseerd worden, wat de nauwkeurigheid verhoogt.
- Kostenbesparing: Door softbots in te zetten, kunnen medewerkers zich richten op complexere en strategischere taken, terwijl de bots de routinematige taken overnemen.
- Consistentie: Softbots zorgen voor consistente uitvoering van taken, ongeacht de werkdruk of tijdstip van de dag.